Notaire

Les offices notariaux mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel permettant de produire, à partir des fichiers de leurs clients, des actes authentiques qui leur sont rattachés, de créer des courriers, des documents divers ou des actes, d’y intégrer des informations en provenance d’autres traitements ou de communiquer des données vers d’autres applications internes ou externes aux offices.

Ces traitements de données à caractère personnel comportent des interconnexions de fichiers relevant à la fois de personnes morales de droit privé et de personnes morales de droit public, dont les finalités principales sont différentes ; en particulier avec le traitement Télé@ctes entre la direction générale des impôts et les offices notariaux visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et les conservations des hypothèques, avec le traitement de gestion de l’état civil du service central de l’état civil du ministère des affaires étrangères visant à la transmission par voie électronique des copies et extraits d’acte d’état civil aux offices notariaux, et avec le traitement Mécanotaires mis en œuvre par les organismes bancaires visant à la transmission par voie électronique des dossiers de crédit immobiliers.

Dès lors, de tels traitements relèvent de l’article 25 (I, 5°) de la loi du 6 janvier 1978 et doivent être autorisés par la CNIL. En vertu de la délibération n°2009-357 du 18 juin 2009 portant autorisation unique Le responsable de chaque traitement se conformant à cette décision unique adresse à la commission un engagement de conformité aux caractéristiques de celui-ci de la présente autorisation.

Les informations relatives au client de l’office notarial, aux dossiers en cours, à l’exercice des activités notariales, à la rédaction des documents et, en particulier, des demandes de renseignements adressées à la conservation des hypothèques ou ses réponses, ainsi que le registre des formalités, sont conservés trente ans à compter de l’achèvement de la prestation.

Les actes authentiques et le répertoire des actes sont conservés à l’office notarial cent ans puis font l’objet d’un archivage.

Les informations relatives aux actes sont conservées à l’office notarial sans limitation de durée.